10 nõuannet alluvatega kohtumiste efektiivsuse tõstmiseks – osa 2
Meil kõikidel on palju kohtumisi. Ka oma alluvatega. kui suur on nende kohtumiste efektiivsus? Pole mõõtnud? Ei oska mõõta? Efektiivsuse tõstmiseks aitab tihtilugu ka see, kui lihtsalt pidada kinni teatud reeglitest. Nimetame neid reegleid “10 nõuannet alluvatega kohtumiste efektiivsuse tõstmiseks”.
Raul Vatsar
- Tee märkmeid.
Pea ei ole prügikast, sinna kõik asjad ei mahu. Meile tundub, et ei ole midagi lihtsamat kui meelde jätta vestlust, sest meie vastas istuv inimene on ju unikaalne ja unikaalsed on ka tema mured. See on vale. Võib-olla kui läbi viia vaid üks vestlus, siis jääb meelde. Kui aga vestlusi on palju, nad on aja peale laiali nihutatud, neil räägitakse üldjoontes samadest asjadest ja tähtaegadest, meie alluvad on samast soost ja umbes sama vanused, siis olge kindlad: pärast kolmandat vestlust ei mäleta te enam kuigi täpselt, millest te nende kolmega täpselt rääkisite. Väljapääsuks on häbenemata kirjutada ülesse ja teha endale märkmeid, et järgmisel vestlusel samade märkmetega tulla ja nüüd olla tõeliselt SMART, ehk nüüd saab ju täpselt küsida, mis siis on vahepeal juhtunud ja kuhu ollakse jõutud.
- Räägi mitte endast.
Paljudel inimestel on kõige meeldivam jututeema tema ise. Meile meeldib reeglina endast rääkida. Kohtumisel alluvaga tuleb püüda see teema unustada, anname alluvale võimaluse endast rääkida. Mida rohkem, seda parem. Kui on näha, et alluv libiseb mujale, siis juhatame ta jälle õigesse kohta tagasi. Teeme seda sõbralikult ja hoolitsevalt. Meil on kõikidel selliseid kombeid.
8. Ole treeneriks.
Kohtumine annab sulle võimaluse kuulata oma alluva muresid. Keegi teine peale sinu ei kuule neid. Kui teie suhted alluvaga ei ole juba enne kohtumist rikutud olnud, siis suure tõenäosusega on alluv veidi aja möödudes valmis sulle avanema. Küsi tema käest lihtsaid asju, kuidas ta midagi teeb, kuidas suhtub sellesse või teisesse küsimusse. Sul on unikaalne võimalus näidata talle kuidas sina teeks ja lahendaks paljusid küsimusi. Tee seda. Kuid! Kui sinu sõnad ja tegelikud teod on omavahel vastuolus, siis ära unistagi, et alluv seda ei märka ja sellest endale järeldusi ei tee.
- Sea järgmiseks kohtumiseks eesmärke
Enne kohtumise lõpetamist ja lahkuminekut, seleta oma alluvale, mida sa temalt pärast tänast kohtumist ootad, mida ta peaks lähiajal tegema, et täita osakonnale seatud eesmärke. Ära ole pealepressiv. Arutage koos läbi, mis on võimalik ja mis ei ole. Miks ei ole? Mida teha teisiti, et oleks võimalikum. Kus on kitsaskohad ja mida teha nende ületamiseks. Muide alluvatel võib olla kogu olukorrast hoopis teistsugune pilt kui juhil ja juhi jaoks on väga kasulik sellest pildist aru saada. Kes on öelnud, et koos juhitooliga anti üle ka mõistus? Kui juht õpib oma alluvatelt, siis on see tõeline juht. Ära häbene ka tunnistamast, et oled selle õppinud konkreetselt alluvalt. Sa võid olla uhke, kui sul on alluvaid, kellelt õppida.
- Ole valmis õppima
Eelmises punktis õppis juht alluvalt, aga kui ka alluv ei tea mida teha? Ainukeseks võimaluseks on, et juht lahkudes kohtumiselt, teeb endale asja selgeks ja järgmisel kohtumisel, aga vajadusel ka varem, seletab selle alluvale ära. See ei tee juhti väiksemaks, kui ta midagi ei tea. See teeb juhi suuremaks, kui ta seda tunnistab ja järgmisel kohtumisel näitab, et nüüd ta teab. Ta näitab oma alluvatele, et alati on võimalik olla parem kui eile ja areneda edasi, seades sellega oma isiklikud tead ja sõnad vastavusse. Ta on eeskuju, mis väärib järgimist.
http://www.kliendikogemus.ee/blogi/organisatsioonikaitumine/10-nouannet-alluvatega-kohtumiste-efektiivsuse-tostmiseks-osa-1/