Meil kõikidel on palju kohtumisi. Ka oma alluvatega. kui suur on nende kohtumiste efektiivsus? Pole mõõtnud? Ei oska mõõta? Efektiivsuse tõstmiseks aitab tihtilugu ka see, kui lihtsalt pidada kinni teatud reeglitest. Nimetame neid reegleid “10 nõuannet alluvatega kohtumiste efektiivsuse tõstmiseks”.

Raul Vatsar

1. Kohtumine alluvaga on päevaplaanis kindlalt paigas.

Töötaja peab olema tagasiside andmiseks piisavalt kaasahaaratud. Kohtumised on juhtidele võimaluseks õppida oma alluvaid paremini tundma, anda alluvatele mõista, et neist hoolitakse, näidata, et juht tahab alluva karjäärile kaasa aidata, püstitada alluvatele eesmärke, hajutada alluvate kõhklusi ja kahtlusi, kuulata ära alluvate muresid. Siin ei saa isegi olla kaksipidi mõtlemist. Kui kohtumine on fikseeritud mõlema päevaplaanidesse, siis peab olema ainult mingi erakordne sündmus, mis selle sealt võib ära nihutada. Parem, kui seda ei juhtuks kunagi, mitte kunagi! Kui juht tahab, et alluvad oleksid kaasahaaratud, siis ole ise nendele kohtumistele pühendunud. Ära jää hiljaks, ära muuda neid, ole õigel ajal kohal, ära lase ennast nendest eemale kiskuda: lülita välja oma telefon ja meilboks ja palu ka töötajal seda teha. Nüüd olete te rääkimiseks valmis. Ja kui juht alguses ütles, et kohtumine kestab kaks tundi, siis see kestab kaks tundi ja pigem rohkem kui vähem. Mingil juhul ei tohi töötajal olla muljet, et juht peab kohe kuskile minema ja juhil ei ole töötaja jaoks aega.

2. Planeeri ajakava, ole valmis seda muutma.

Kohtumised oma alluvatega peavad toimuma regulaarselt ja pidevalt. Kas just kord kuus (aga paar sõna kuus jõuaks kõikidega vahetada kiiresti küll), aga kord kvartalis võiks üks pikem vestlus olla plaanis küll. Kui alluvaid on palju, siis alus võib olla ka poolaasta, kuid vähem kui kaks korda aastas on liialt vähe. Elu ju muutub kiiresti ja soovides olla oma alluvate muredega kursis, peaks ka tihedamalt kohtuma. Juht teeb seega kohtumiste plaani, kuid elu viskab sisse vimkasid. Kui on vaja, siis plaanid muutuvad, mitte sinna suunda, et jätame mõne kohtumise-vestluse ära, vaid lihtsalt võtame kohtumiste plaani vahele – leiame ja otsime selle aja. Ka alluv peab teadma kohtumiste plaanist. Siis ta saab kohtumisteks valmistuda ja võib-olla isegi avaldada arvamust, kuna talle kohtumine paremini sobiks.

3. Ole valmis muutma kohtumiste stsenaariumi.

Juht peab teadma, millest ta tahab alluvaga rääkida. Kui ajakava ei ole lausa paberil, siis kindlasti peab see olema juhi peas olemas. Parem veel, kui kohtumise alguses sellest isegi natuke räägitaks, kõikidele meeldib teada, millest juttu tuleb. Kohtumise kohaks ei ole hea kasutada juhi kabinetti, eriti kui juht istub oma laua taga. See on liialt formaalne ja kindlasti ei aita kaasas sundimatu õhkkonna loomisele.

4. Püsi teemas

Meie elu on täis sündmusi. Kohati on need väga olulised ja neist tahaks kõikidega rääkida, neid jagada. Kui kohtumiseks on plaaneritud rääkida alluva edusammudest, siis pole vaja keskenduda alluva möödunud sünnipäevale. Soovime õnne, tunneme huvi, oleme sõbralikud, kuid me räägime edusammudest.

5. Ole SMART.

Kõik peaksid teadma, mis on SMART eesmärgid. Püüa ka oma kohtumistes olla SMART. See tähendab, et pole vaja lihtsalt mulli ajada. Püüa rääkida ajagraafikutest, täpsetest eesmärkidest, spetsiifilistest tegevustest, anna nõu, mida võib minna eesliinile kohe tegema. Ära ole üldsõnaline, ole SMART. Muie, kui töötaja on uus, siis püüa kasutada lihtsat inimlikku keelt, sest ta ei ole veel kindlasti harjunud ettevõttes kasutatavate lühendite, sõnade ja fraasidega ja isegi kui ta neid kasutab, kas ta teab ka nende tähendusi.