Kuidas suurendada töötajate osalemist rahuloluuuringus.

Kui ettevõte teeb oma töötajate hulgas rahuloluuuringut, siis suure tõenäosusega tehakse seda selleks, et saada täpsemalt aru olukorrast, mis ettevõttes valitseb. Ettevõtte püüab parendada situatsiooni ja tahab teada oma töötajate arvamust. Igati normaalne ja hea lähenemine. Asi kipub siis käest ära minema, kui töötajad ei ole piisavalt aktiivsed osalema rahuloluuuringus ehk teiste sõnadega ei täida uuringu ankeeti. Vahet pole, kas täitamata jääb elektrooniline või paberil olev ankeet – ettevõte ei saa vastuseid ja seega jääb ettevõttel osade töötajate arvamus arvestamata.

Siinkohal ei hakka me praegu arutlema, miks töötajad ei osale. Suure tõenäosusega pole ettevõttes lihtsalt asjad usaldusega korras. Töötajate seisukohast on ratsionaalne mitte osaleda uuringus, sest nende arvamuse kohaselt nagunii midagi ei muutu, seega milleks ilmaaegu aega kulutada. Muide samal põhjusel ei käi me ka valimas näiteks riigikogu või kohalikke volikogusid. Meie mõistus sosistab meile, et vahet nagunii pole.

Ettevõte võib siiski püüda tõsta töötajate osalemist uuringus, kasutades lihtsaid võtteid, mida allpool kirjeldangi.

1. Taga juhtkonna toetus. Kui ettevõtte juhid korduvalt ütlevad, kirjutavad, kommunikeeruvad töötajatele kuivõrd oluliseks nad peavad uuringus osalemist, võib see tõsta osalemist. Töötaja usub sisemuses, et kui tegevjuht tahab teada asjade seisu, siis peab ta ka uuringus osalema. Sellest tulenevalt peab tegevjuht pärast tulemuste teatavakstegemist ka tänama töötajad ja näitama oma igapäevase tegevusega, kuivõrd oluliseks ta peab töötajate tagasisidet ettevõtte tegevusele.
2. Kommunikeeri uuringu tähtsust juhtkonnale. Eespool öeldu kehtib kogu juhtkonna kohta. Mida laiapõhjalisemaks me saame toestuse uuringule, seda suurema tõenäosusega selles ka töötajad osalevad ja ikka samadel põhjustel. Kui mingi osakonna töötajad massiliselt ei osale uuringus, siis tasub uurida selle osakonna juhi suhtumist uuringusse. Ilmselt ei usu ta asjade paranemisesse (jätame põhjused jälle kõrvale) ja väljendab seda oma alluvate hulgas, kes võtavad oma juhi positsioonid omaks. Milleks tegeleda millegi kõrvalisega, mida nende juht ei hinda?
3. Taga konfidentsiaalsus. Ilmselt keerulisim ülesanne, mis saab uuringu läbiviimisel takistuseks paljudele töötajatele, kes lihtsalt ei usu et neil on võimalus avatult oma arvamusi väljendada ja selle eest ei maksta neile kätte. Põhjused on ilmselt usaldamatuses ja ettevõttes valitsevas halvas õhkkonnas. Lihtsaim võimalus on uuringu usaldamine kolmanda osapoole (uuringufirma) kätte, kuid töötajatele võib tunduda, et läbiviijad annavad kõik ankeedid ettevõtte käsutusse. Üheks konfidentsiaalsuse võimaluseks on kinnikleebitud kast, kuhu osalejad saavad oma täidetud ankeedid (salaja) panna. Üheks võimaluseks on ka uuringu elektrooniline läbiviimine. Elektroonilise uuringu puhul võib tekkida aga küsimus üldises aktiivsuses, sest see võib olla (tunduda) liialt anonüümsena – seega ei ole ka vastutust uuringus osalemise pärast. Ükski eespool toodud võimalustest ei taga absoluutset konfidentsiaalsust. Kes tahab võib ikkagi üritada ankeete ja konkreetseid inimesi kokku viia, kuid nende võimaluste kasutamine annab ikkagi paremaid tulemusi, kui mitte kasutamine.
4. Piira demograafilisi küsimusi. Need on need küsimused, millede kaudu me saame inimesi identifitseerida. Samas on need just need küsimused, milledele vastamine annab ettevõttele võimaluse uurida vastuseid erinevate segmentide lõikes ja just see on uuringu kõige magusam osa – mida mingid rühmad arvavad (keskmiselt). Töötajad saavad demograafia küsimustest tihti aru nii, et nende abil püüab ettevõte neid „paljastada“ ja leida „teisitimõtlejaid“.
5. Tee küsitlus lühem. Rusikareegel on – mida pikem küsitlus, seda rohkem informatsiooni me saame. Kui palju on piisav? Kui palju küsimusi peab olema optimaalselt uuringus. Kogemus ütleb, et kaheleheküljeline küsitlus on optimaalne, sellest pikema tegemiseks peab ettevõttel olema taas hea põhjus. Minu soovitus on kasutada umbes 60 küsimust, mis on jaotatud näiteks4-5 teemasse ja sellele lisaks kuni 6 demograafia küsimust.
6. Piira avatud küsimusi. Avatud küsimused on need, millele vastamiseks tuleb midagi sõnadega kirjutada. Keegi ei viitsi. Mõistlik küsitlus on see, kus on vaja hinnata väidete vastavust oma arvamusele näiteks 10-pallisel skaalal. Ärge püüdke kasutada lühemat skaalat. Maailmas on ammu tõestatud, et Eestis väga populaarne 5-palline skaala on enesepettus: sellise skaalal kasutamine annab ettevõtte jaoks ilustatud ehk valed vastused. 10-pllisel skaalal tulevad tõepärssemad vastused ehk need, millede puhul ettevõte võiks tunda end kohustatuna ka midagi ette võtma.
7. Kasuta osalemise tõstmiseks meeldetuletusi. Tavaliselt antakse uuringus osalemiseks näiteks 2 nädalat aega. Selle aja jooksul on hea, kui ettevõte saadab veel mittevastanutele meeldetuletusi näiteks kuni 2 korda. Inimene siirdab tihti osalemist hetkelisel ajapuudusel edasi ja siis lihtsalt unustab. Meeldetuletus peab olema viisakas vormis pöördumine ja meeldetuletamine, et osalemine uuringus annab ettevõttele võimaluse oma tööd parendada. Kuid loomulikult tuleb välistada sundus. Kui inimene ikka ei taha anda oma arvamust, siis on mõttetu teda ka selleks sundida. Kui selliste töötajate hulk on aga suur, siis ka see on kõnekas ettevõttes valitseva organisatsioonikultuuri iseloomustaja.
8. Anna vastamiseks piisavalt aega. Parim viis tõsta osalemist, on viia ankeedile vastamine kokku näiteks korralise koosolekuga, kus mingil ajahetkel jaotatakse töötajatele ankeedid ja kirjutusvahendid ja palutakse vastata küsimustele näiteks 10 minuti jooksul. Ankeedi saab lasta väljumisel ukse kõrval olevasse kasti, mille juures võiks olla töötajate esindaja, kelle ainukeseks ülesandeks on tagada, et keegi peale uuringu läbiviija ei saaks kasti suvalisel ajahetkel avada ja „vaadata“ mida keegi on vastanud. Elektroonilise ankeedi puhul peaks 2 nädalat olema piisav aeg, eeldades, et tegemist ei ole suure paljude allüksustega korporatsiooniga. Eesti oludes on meie praktika näidanud, et isegi paberankeetide korral on 2 nädalat piisav aeg, et ankeedid jõuaksid filiaalidesse ja peakontorisse tagasi.
9. Paku osalemiseprotsendi tõstmiseks kõikidele osalejatele mingi „präänik“. Kui ettevõte on suur, siis on see loomulikult seotud teatud suurte kuludega, kui väike, siis ka kulud on väiksemad. Ettevõte peab ise mõtlema, mida ta saab/ei saa pakkuda.
10. Jaga tulemusi. Rahuloluuuringut tuleks teha kord aastas. Seega järgmisel aastal samal ajal on meil samad probleemid. Osalemise suurendamiseks parim viis on jagada tulemusi töötajatega ja näidata neile tegevusega, et nende märkustega arvestatakse ja ettevõte püüab teha omalt poolt kõik võimaliku üldise töörahulolu parendamiseks.

Kui on konkreetseid küsimusi, siis oleks mõistlik meiega ühendust võtta ja rääkida oma konkreetse rahuloluuuringu probleemidest. Koos leiame kindlasti lahenduse.